Geschäfts- und Logistikprozesse im Einklang

Heute ist Erbacher ein Unternehmen mit über 750 Mitarbeitern und Standorten in Deutschland, Polen, der Ukraine und Tansania. Die Marken im Nutztierbereich Josera, Activepro und Farmchamps, im Heimtierbereich Josera, Josi, Bavaro und Green Petfood, sowie Erbacher Food Intelligence in der Lebensmittelherstellung gehören zu dem Unternehmen, und tragen Erbacher zufolge alle dazu bei, dass sich Mensch und Tier gut und gesund ernähren können.

Ein Qualitätsanspruch, der gemeinsam mit einem zunehmenden Produktsortiment aus Super-Premium-Nahrung für Tiere sowie hochwertige Lebensmittel für Menschen in den vergangenen Jahren zu Herausforderungen in den Geschäftsabläufen geführt hatte. Vor eine Bewährungsprobe stellte Erbacher the food family neben dem starken Wachstum dabei nicht zuletzt auch das Zusammenspiel zwischen ERP-System und Logistik. Herausforderungen gab es vor allem dann, wenn Geschäftsprozesse verändert wurden, weil Transporte dann nicht mehr in einer effizienten Reihenfolge abgearbeitet werden konnten.

Ein zentrales Steuerungsinstrument

Im Jahr 2017 stand deshalb ein besonderes Projekt im Pflichtenheft des Mittelständlers – die unternehmensweite Einführung und Inbetriebnahme des „SAP Solution Managers“ der Abat AG als zentrales Steuerungsinstrument für alle SAP-Prozesse und damit die Möglichkeit, Platz für neue Ideen und Innovationen zu schaffen. Der „SAP Solution Manager“ ermöglicht es Erbacher the food family nach eigenen Angaben, Geschäfts- und Logistikprozesse „neu zu denken“ und gleichzeitig die SAP-Umgebung transparent zu verwalten: Neben dem Incident Management und der lückenlosen Dokumentation für die Compliance-Konformität kommt das SAP-Lösungspaket heute beim Change-, Release- und Testmanagement zum Einsatz. Glück im Unglück hatte das Familienunternehmen deshalb auch nach Ausbruch von Corona, weil die mit dem SAP Solution Manager gemanagten Geschäfts- und Logistikprozesse mit der plötzlich gestiegenen Nachfrage nach Hunde- und Katzenfutter problemlos mithalten konnten.

Katharina Ouzounidou, Teamleitung SAP-Team bei Erbacher the food family erinnert sich an die Planungsphase: „Wir haben eine Ausschreibung gemacht und sind nach der Evaluierung mehrerer potenzieller Partner schließlich mit Abat in die Implementierung gestartet. Abat hatte unter allen Bewerbern das beste Gesamtpaket und punktete durch umfassendes Know-how und verfügbare Manpower.“

Ein Know-how, das nach den Worten der SAP-Expertin vor allem auch die komplexen Logistikprozesse umfassen musste – etwa für die Anbindung unterschiedlicher logistischer Systeme per Schnittstellen an das ERP-System aus Walldorf, das bei Erbacher the food family die technologische Basis für rund 90 Prozent aller Geschäftsprozesse bildet. „Wir brauchten also einen Partner, der uns den Blick über den Tellerrand ermöglicht und weiß, wie Logistik- und Geschäftsprozesse zusammenspielen.“ Eine weitere Herausforderung war das gewaltige Produktsortiment mit Hunderten verschiedenen Materialien für den Haustierbedarf, wie getreidefreies Hunde-, hypoallergenes Katzen- oder getreidefreies Strukturfutter für Pferde. Konkret hatte es in der Vergangenheit zuweilen Probleme damit gegeben, dass Transporte nicht mehr in der richtigen Reihenfolge abgewickelt werden konnten. „Das passierte immer wieder dann, wenn es größere Änderungen im SAP-Release gegeben hatte und führte schließlich zu einer ewig langen Prozedur mit Fehlersuchen und Korrekturen“, so Erbacher the-food-family-Applikation Managerin Ouzounidou. Isabella Bojdol, Senior Consultant bei Abat: „Es mangelte damals an einem systemübergreifenden Informationsaustausch und wirkte sich vor allem auf das Testmanagement aus.“ Dementsprechend sei es sogar dazu gekommen, dass ein Geschäftsprozess im Produktivsystem live gegangen war, ohne vorher getestet worden zu sein. „Dann musste mit heißer Nadel an diesem Produktivsystem gestrickt werden.“

Erweiterte IT-Sichtweise

Im Mittelpunkt des gesamten Projekts stand der „SAP Solution Manager“. Dabei handelt es sich um eine SAP-Sammlung an Werkzeugen und Services, die den Aufbau, die Wartung und den Betrieb der gesamten SAP-Landschaft vereinfacht und transparent gestaltet. „Der große Vorteil des ‚SAP Solution Managers‘ ist es, den Fokus auf die Geschäftsprozesse legen zu können. Er erweitert die IT-Sichtweise“, so Katharina Ouzounidou. Das gelte beispielsweise für das Incident Management, weil sich durch die starke Integration des „Solution Managers“ in die SAP-Umgebung Medienbrüche bei der Verarbeitung von Tickets vermeiden lassen. Der jeweilige Fachanwender ist in der Lage, direkt aus dem SAP heraus ein Ticket zu erstellen, das dann vom Second-Level-Support mit den relevanten Ticket-Daten des Ursprungssystems verarbeitet werden kann. „Störungen werden so wesentlich schneller identifiziert und behoben.“

Anspruchsvoll wurde es für die Beraterinnen und Berater von Abat und das Team von der Erbacher the food family auch, als 2018 die Umstellung auf die Version 7.2 des „Solution Managers“ anstand. Mit dem Upgrade galt es nicht mehr nur, das IT-Service-Management zu verwalten, „sondern auch die Releases zu fahren“. Katharina Ouzounidou: „Heute läuft neben dem Ticket-System auch ein Testsystem, ein Dokumentationssystem und das Change-Management über den ‚Solution Manager‘ von SAP.“ Dabei übernimmt die Lösung auch das automatisierte Tracken von Freigaben bei Systemänderungen inklusive der Einbindung von Key-Usern. „Auch die Einführung unterschiedlicher Belegtypen war notwendig, um flexibel Änderungen in die Systeme importieren zu können und dadurch Überholer zu vermeiden“, so auch die Aussage des Basis-Mitarbeiters Dirk Bäcker. Damit ist es unter anderem möglich, vollautomatische Regressionstests durchzuführen, um Schnittstellen und Komponenten vorab zu testen und diese Daten anschließend für die Planung zukünftiger Änderungen im Produktivsystem und für Revisionszwecke zu nutzen. „Das war ein Weg, den wir schon aus Compliance-Gründen gehen mussten, um einen Nachweis liefern zu können, wenn ein Betriebsprüfer im Rahmen von Audit-Prüfungen Fragen stellt. Dank des strukturierten Vorgehens von Abat hat alles reibungslos funktioniert“, ist das Resümee der Erbacher the food family-Managerin und sie erinnert sich an das, was für sie persönlich ganz besonders in Erinnerung geblieben ist – die menschliche Komponente. „Unsere Kolleginnen und Kollegen sind mit den Beraterinnen und Beratern von Abat schnell warm geworden.“ So warm, dass ein Abat-Berater und eine Erbacher the food family-Mitarbeiterin nach Projektende sogar den Bund fürs Leben geschlossen haben.

Ein effizientes Zusammenspiel

Das Zusammenspiel zwischen Geschäfts- und Logistikprozessen auf Basis von SAP funktioniert mit der Einführung des „SAP Solution Manager“ nun nahtlos und effizient.

Der „SAP Solution Manager“ kommt beim Incident-, Change-, Release- und Testmanagement zum Einsatz.

Mit dem „Solution Manager“ hat Erbacher the food family ein Werkzeug implementiert, das sämtliche SAP-Geschäftsprozesse und Logistikabläufe „überwacht“. Der modulare Aufbau des „Solution Managers“ ermöglicht es den IT-Verantwortlichen, Abläufe flexibel und an individuelle Bedürfnisse anzupassen. Seit der Einführung der Version 7.2 setzt das Unternehmen aus Unterfranken neben dem Incident Management auch beim Change-, Release- und Testmanagement auf das SAP-Werkzeug. Abhängigkeiten von logistischen Abläufen lassen sich damit ohne Medienbruch direkt im SAP-System abbilden, während Testläufe dafür sorgen, dass sich keine Fehler im Produktivsystem einschleichen. Die Vorteile des schnellen und nahtlosen Informationsaustauschs zwischen einzelnen Systemen kamen besonders in der Anfangszeit der Pandemie zum Tragen, als die Nachfrage nach Hunde- und Katzennahrung stark angestiegen war.