Stichprobeninventur mit SaaS-Lösung ist für Pharmaunternehmen ein Erfolgsrezept

Das global agierende Pharmaunternehmen Medac konzentriert sich darauf, zugelassene Arzneimittel kontinuierlich zu verbessern und innovative Therapiemöglichkeiten in den vier Bereichen Rheumatologie, Urologie, Hämatologie und Onkologie zu entwickeln. Die Inventur mit der Software „Statcontrol“ von Remira wurde erstmals 2022 als Dienstleistung durchgeführt. 2023 erfolgte das Upgrade auf „Statcontrol Cloud“, was eine komplett papierlose Inventur per App in Eigenregie ermöglicht. Diese wurde in den beiden Medac-Hauptlagern durchgeführt. Trotz einer enormen Menge an unterschiedlichen Artikeln war der Aufwand dank der Stichprobeninventur äußerst gering: „Wir haben durch die Einführung enorm viel Zeit und Aufwand gespart und die Qualität der Ergebnisse sogar noch verbessert“, lobt Klaus-Peter Filbrandt, Global Supply Chain Expert bei Medac. Die vier beteiligten Personen benötigten für die Inventur weniger als drei Stunden.

Bei der Auswahl einer Softwarelösung war Medac auch die Genauigkeit der Ergebnisse wichtig, denn bei der Dokumentation und Nachverfolgung der Arzneimittelbestände in einem Pharmaunternehmen darf es keine Abweichungen geben. Eine besondere Herausforderung ist zudem die Vielzahl unterschiedlicher Produkte und Packungsgrößen, die in der Regel unter kontrollierten Temperatur- und Feuchtigkeitsbedingungen gelagert werden müssen. „Eine umfassende Bestandsaufnahme per Vollinventur ist bei uns deshalb gar nicht möglich“, erklärt Klaus-Peter Filbrandt. Medac arbeitete daher schon vor der Einführung von „statcontrol Cloud“ mit Stichproben. „Diese waren allerdings nicht statistisch validiert. Die Inventur musste früher stets unter Aufsicht eines Wirtschaftsprüfers erfolgen und war trotz Stichprobenzählung verhältnismäßig aufwendig“, erläutert Filbrandt.

Mit der Stichprobeninventurlösung „Statcontrol Cloud ging alles nun deutlich schneller und einfacher: „Wir konnten uns auf das Zählen weniger Produkte und Chargen konzentrieren, wodurch auch die Qualität der Ergebnisse wesentlich besser war“, lobt der Supply-Chain-Experte. „Es gab beim Zählen viel weniger Abweichungen als in den Vorjahren, was von allen Beteiligten, inklusive Wirtschaftsprüfer, hervorgehoben wurde. Das lag definitiv am Einsatz der Software“, ergänzt Filbrandt. In Zukunft will der Pharmakonzern deshalb weitere, kleinere Einzellager in die Stichprobe einbeziehen, damit auch dort keine Vollinventur mehr nötig ist. „Dank validierter statistischer Verfahren gelten die Ergebnisse dann für alle eingebundenen Lager, was den Aufwand nochmals deutlich reduziert“, so Filbrandt. „Das System ist einfach genial, und auch der Service von Remira wurde von allen gelobt. Trotz kurzfristigem Onboarding bei unserem Tochterunternehmen Oncotec lief die Inventur auch dort reibungslos ab“, so der Supply-Chain-Experte abschließend.